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Logiciel de gestion locative pour agence : 10 critères de choix

Logiciel de gestion locative pour une agence : 10 critères de choix, règles à couvrir (quittances, IRL, charges, fonds détenus) et trois questions de test.

By La rédaction de Leasy · Not reviewed yet
Updated on 4 November 2026 : Première version. · 4 min read

En bref

Un logiciel de gestion locative pour une agence doit automatiser les tâches de chaque bail (avis d'échéance, quittances, révision du loyer, charges, relances) tout en respectant le cadre de la loi Hoguet : mandat écrit, carte professionnelle, garantie financière quand l'agence détient des fonds. Le meilleur test est de lui demander les règles de 2026.

Ce que l'agence doit pouvoir faire, bail par bail

TâcheCe que disent les sourcesCe que le logiciel doit faire
QuittanceRemise gratuite sur demande, par courriel si le locataire est d'accord, avec loyer et charges distingués (service-public)La produire et l'envoyer sans frais pour le locataire
Révision du loyerUne fois par an si le bail le prévoit ; droit perdu si elle n'est pas demandée dans l'année qui suit la date de révision ; interdite pour un logement classé F ou G dans un bail signé, renouvelé ou reconduit depuis le 24 août 2022Calculer avec le bon indice, bloquer les F et G, alerter avant la déchéance
Régularisation des chargesProvisions régularisées chaque année (voir régularisation des charges)Préparer le décompte et le prorata
Dépôt de garantieÀ rendre dans un mois ou deux selon l'état des lieuxSuivre les délais et les retenues
Fonds des propriétairesLa garantie financière couvre les fonds détenus, dépôts de garantie compris (CCI)Tenir une comptabilité par mandant et des relevés
MandatÉcrit, limité dans le temps, mentionné au registre des mandats (ANIL)Rattacher chaque bien à son mandat
Retards de paiementPas de pénalités de retard (service-public) ni de frais de relance à la charge du locataire (clauses interdites)Ne proposer aucun frais de ce type

Dix critères pour choisir un logiciel de gestion locative

  1. Données réglementaires à jour : indice de référence, bail type, plafonds d'honoraires.
  2. Calcul de la révision, avec le gel des loyers F et G (révision IRL).
  3. Avis d'échéance et quittances automatiques.
  4. Fonds des mandants et reversements suivis séparément.
  5. Régularisation des charges avec prorata.
  6. Bail et état des lieux signés en ligne (signature électronique).
  7. Équipe et droits : plusieurs utilisateurs, accès par rôle.
  8. Reprise des baux en cours et export de toutes les données si vous changez d'outil.
  9. Historique et archives : chaque quittance, chaque avenant, daté.
  10. Tarif lisible, sans option cachée pour des obligations légales.

Les trois questions de test

Posez-les à n'importe quel éditeur, en démonstration :

  • L'indice. Quel est l'IRL du 3e trimestre 2026 ? La fiche de service-public donne 148,06, publié par l'Insee le 15 octobre 2026, soit +1,57 % sur un an.
  • Le bail. Quel modèle de bail propose-t-il ? Le modèle réglementaire s'applique aux baux signés depuis le 1er octobre 2026 : voir le nouveau bail type.
  • L'encadrement. Comment l'outil gère-t-il la fin de l'encadrement des loyers, fin novembre 2026, avec les dates propres à chaque ville ? Voir la fin de l'encadrement.

Un outil qui hésite sur l'une de ces réponses n'est pas à jour.

Exemple

Une agence gère 150 baux. Cela fait 150 × 12 = 1 800 quittances par an. À 3 minutes par quittance saisie à la main (durée fictive, choisie pour l'exemple), le temps passé est de 1 800 × 3 = 5 400 minutes, soit 90 heures par an. S'y ajoutent les avis d'échéance, une révision par bail et un décompte de charges par an : le gain d'un outil se mesure sur ces tâches répétées, pas sur la saisie d'un bail.

Ce que le logiciel ne remplace pas

L'agence reste titulaire de sa carte professionnelle (valable 3 ans, sans renouvellement automatique), de sa garantie financière si elle détient des fonds, et de son mandat avec chaque propriétaire : voir le mandat de gestion locative. Un logiciel aide à respecter ces règles, il ne les porte pas : c'est l'agence qui répond du calcul d'un loyer, d'une quittance ou d'une retenue devant son client et devant le locataire, quel que soit l'outil. Gardez donc la main sur les contrôles et sur la validation des opérations sensibles.

Sur Leasy

Leasy accepte les agences, en équipe. Vous ajoutez les baux en cours sans passer par une annonce, ou tous d'un coup par import CSV. Avis d'échéance, quittances, relances, révision IRL et régularisation des charges sont préparés à votre nom. Le loyer est payé dans Leasy (prélèvement, carte ou virement) et reversé dès l'encaissement, frais déduits. L'agence reste le mandataire de ses clients : Leasy n'est ni une agence ni un gestionnaire.

Official sources

The rules and figures in this article come from these official texts and pages:

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