Régularisation des charges locatives : méthode et délais

Provisions ou forfait : ce qui se régularise

Un logement vide se paie en provisions avec régularisation annuelle. Un logement meublé peut se payer soit par provisions avec régularisation, soit au forfait ; le bail mobilité est toujours au forfait. Le forfait est inscrit dans le bail, ne doit pas être disproportionné par rapport aux charges appliquées au locataire précédent, ne donne lieu ni à complément ni à régularisation, et se révise chaque année aux mêmes conditions que le loyer (voir le calcul de la révision). Il se paie en même temps que le loyer.

Le propriétaire fixe la provision en s'appuyant sur le budget prévisionnel et sur les résultats de la régularisation précédente. Seules les dépenses de la liste des charges récupérables peuvent être réclamées, et chaque montant doit être justifié.

La régularisation des charges locatives, étape par étape

1. Totaliser les dépenses réelles de l'année, charge par charge, d'après les factures et le décompte du syndic si le logement est en copropriété.
2. Comparer le total des provisions demandées et les dépenses réelles.
3. Envoyer le décompte un mois avant la régularisation. Il indique les charges par nature (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...) et le mode de répartition entre les logements ; une note explique le calcul du chauffage et de l'eau chaude collective si besoin.
4. Tenir les justificatifs à disposition du locataire pendant 6 mois à compter de l'envoi du décompte.
5. Réclamer le complément ou rendre le trop-perçu : si les provisions dépassent les dépenses, le propriétaire reverse la différence.

Dans un immeuble dont l'eau n'est pas individualisée, le propriétaire transmet aussi, une fois par an, la facture d'eau et les informations sur sa qualité. Si le logement dispose de compteurs individuels télé-relevables pour le chauffage, le froid ou l'eau chaude, la consommation est communiquée chaque mois. Le locataire peut demander le récapitulatif des charges du logement, par courrier ou par courriel, et le propriétaire doit le lui transmettre. Si les provisions couvrent exactement les dépenses, il n'y a rien à réclamer ni à rendre, mais le décompte doit quand même être établi.

Régularisation tardive et prescription

Le propriétaire peut réclamer pendant 3 ans un impayé de loyer ou de charges : une dette de charges d'octobre 2026 peut l'être jusqu'en octobre 2029. Le locataire dispose du même délai pour réclamer un trop-versé. Un oubli, une ignorance ou une négligence n'empêchent pas la régularisation.

Le juge peut cependant refuser un rappel tardif s'il le juge déloyal, brutal et consécutif à une faute du propriétaire, par exemple quand le locataire a demandé la régularisation et n'a pas eu de réponse. Si la régularisation n'est pas faite avant la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut exiger de payer le complément en douze mensualités, par courrier recommandé avec accusé de réception.

Quand le logement est en copropriété, le propriétaire peut conserver au départ du locataire une provision sur le dépôt de garantie, qui ne dépasse pas 20 % de son montant, jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble : voir les retenues sur le dépôt de garantie.

Ce que fait Leasy

Pour un bail dont les loyers passent par Leasy, la plateforme calcule chaque année la part du locataire au prorata de son occupation, à partir des charges que vous saisissez et de vos justificatifs. Vous vérifiez le décompte avant son envoi, et rien n'est envoyé sans votre validation.