Gérer plusieurs biens locatifs : organisation et calendrier

Gérer plusieurs biens locatifs : ce qui se multiplie avec chaque bail

Un bail génère chaque année les mêmes actes. Avec trois biens, ils sont triplés, et leurs dates sont différentes.

Quatre baux représentent donc plus de 100 actes par an, sans les relances ni les départs de locataires.

Un tableau de suivi qui évite les oublis

Commencez par un dossier par bail : le bail signé, l'état des lieux d'entrée, les diagnostics, l'attestation d'assurance, les quittances et les échanges avec le locataire. Un compte bancaire dédié aux loyers simplifie aussi la déclaration des revenus et le suivi des impayés. Plus le parc grandit, plus ce rangement compte : il permet de répondre en quelques minutes à un locataire, à un notaire ou à l'administration fiscale.

Chaque bail a ses dates, qu'il faut ranger au même endroit : date de signature, trimestre de référence de l'IRL, jour de la révision, échéance du bail, date de la régularisation, validité des diagnostics. Le trimestre de référence est celui inscrit dans le bail, ou à défaut le dernier indice publié à la date de signature : il dépend donc du mois de signature. L'INSEE publie l'indice vers le 15 janvier, avril, juillet et octobre. Voir le calcul de la révision.

Les révisions se répartissent ainsi sur toute l'année, ce qui évite un pic de travail, mais aussi des oublis si rien ne les rappelle.

Les seuils fiscaux qui jouent sur l'ensemble des biens

Deux seuils s'apprécient sur la somme des loyers, pas bien par bien.

• Revenus fonciers (logements vides). Jusqu'à 15 000 € de revenus fonciers par an, le micro-foncier s'applique, avec un abattement de 30 %. Au-delà, le régime réel est obligatoire : voir micro-foncier ou régime réel.
• Location meublée. Le seuil de 23 000 € de recettes, première condition pour être loueur en meublé professionnel (l'autre : dépasser les autres revenus d'activité du foyer), s'apprécie pour l'ensemble des membres du foyer fiscal, et le caractère professionnel s'applique à toutes leurs locations meublées (service-public). Voir LMNP et LMP.

Choisir le mode de gestion selon le nombre de biens

À un ou deux logements, une gestion directe avec des outils suffit souvent. Au-delà, la question se pose : mandat de gestion pour tout ou partie des biens, société civile pour porter le parc (voir SCI à l'IR ou à l'IS), ou outil qui centralise les baux. Les dates de l'année sont rassemblées dans le calendrier du propriétaire bailleur.

Ce que fait Leasy

Leasy accepte les propriétaires en SCI et les agences (équipe), et permet d'ajouter les baux en cours sans annonce, ou d'importer tous ses baux par un fichier CSV. Pour chaque bail, le loyer se paie dans Leasy et l'avis d'échéance, la quittance, les relances, la révision IRL et la régularisation des charges sont préparés à votre nom.